Nell’ambito della gestione operativa delle aziende che operano nel settore edile e della costruzione delle infrastrutture stradali, TOM – Team & Organization Management si distingue come una soluzione digitale per la pianificazione e gestione delle commesse e delle risorse sul cantiere. Come in ogni progetto edile ben strutturato, anche lo sviluppo di TOM ha seguito un percorso preciso, fatto di sopralluoghi, fondamenta, asfalto e collaudi. In questo articolo ripercorriamo le fasi dello sviluppo software di TOM, sia attraverso le parole di chi l’ha ideato e realizzato da Tech Gap Italia Srl, innovativa software house milanese, sia attraverso le testimonianze di chi lo utilizza ogni giorno: Ecovie Srl, Giudici SpA e Sangalli SpA.
LO STUDIO DI FATTIBILITÀ E IL SOPRALLUOGO: L’ANALISI DEI REQUISITI
«Come ogni buona opera infrastrutturale – spiega Paolo Mereghetti, Responsabile di progetto di Tech Gap Italia – siamo partiti dal sopralluogo: dall’ascolto del committente, dalla valutazione delle condizioni del terreno (contesto aziendale, risorse disponibili) e dalla definizione dei vincoli (budget, tempi, tecnologie). Dall’incontro con Raffaella Donghi, CFO di Sangalli, abbiamo tracciato le prime linee della mappa: cosa serve costruire, dove porterà la strada e a quali standard dovrà rispondere».
Esigenze e obiettivi aziendali erano chiari: digitalizzare i processi di pianificazione e gestione delle commesse e risorse sul cantiere per ottimizzare il controllo di gestione. In questo, la gestione documentale rappresentava la sfida più ardua.
Le timbrature, le richieste dal cantiere – ferie, permessi e giorni di malattia, DPI e manutenzione mezzi – e la compilazione dei rapportini, con orari, mezzi e DPI, erano gestite interamente con la vecchia metodologia del cartaceo. Oltre questo, la gestione dei costi e del personale era frammentata tra vari uffici – logistica, amministrazione, risorse umane – e si basava, anche questa, su procedure manuali.
Come condiviso in fase di progettazione del software con Emanuele Mangili, Responsabile risorse umane di Sangalli, l’obiettivo era «digitalizzare e automatizzare questi processi, in modo che tutti gli uffici avessero immediatamente a disposizione dati immediati e affidabili».
A confermare tale esigenza di settore è stato anche Christian Poli, Responsabile della programmazione di Giudici: «L’assegnazione delle squadre ai cantieri era un’attività lenta: ogni giorno ci volevano due ore tra fogli Excel e telefonate». In questo contesto, TOM si è rivelata una risposta concreta a tali criticità aziendali: la piattaforma doveva ridurre la complessità, semplificare la gestione aziendale e adattarsi ai processi esistenti, garantendo continuità operativa. Utilizzando le paro[1]le di Paolo Mereghetti: «Adottando un approccio incrementa[1]le, lo sviluppo di TOM è partito con l’implementazione di funzionalità essenziali, per poi ampliarsi. La sua estrema flessibilità e la capacità di essere integrato ai gestionali esistenti è stato un elemento chiave per garantire l’automazione dei processi».
IL PROGETTO ESECUTIVO: L’ARCHITETTURA SOFTWARE E LA PREPARAZIONE DEL TERRENO
Come illustra Alan Dell’Onze, architetto delle soluzioni IT e responsabile tecnico di Tech Gap Italia, «entrati nella fase progettuale, con il team tecnico, abbiamo lavorato nella scelta dei materiali (linguaggi e framework), progettazione dei sottoservizi (API, database), pianificazione della scalabilità. Tutto è stato studiato nei minimi dettagli, come le tavole tecniche di un’autostrada,
progettando TOM per essere una piattaforma flessibile, pronta a evolvere con le aziende del settore».
Come in ogni cantiere, è stato preparato il terreno. Sono stati settati i server, preparato l’ambiente di sviluppo e gettate le fondamenta: autenticazione, logging, strutture dati. Si è proceduto quindi e stendere l’asfalto, ovvero sviluppare le funzionalità: pianificazione giornaliera delle commesse, di medio e lungo periodo, timbratura geo-referenziata, gestione delle richieste dal cantiere – ferie, permessi e malattie / DPI e manutenzione mezzi -, messaggistica interna, dashboard e report avanzati. In questo processo, la sicurezza dei dati è stata centrale: come dice Dell’Onze: «Proteggere le informazioni è stato un nostro impegno fin dalle prime fasi». Infatti, TOM può operare sia in cloud sia su server dedicati, mantenendo elevati standard di affidabilità.
COLLAUDO E INAUGURAZIONE: TESTING, DEPLOY E RISULTATI
Quanto affermato da Mereghetti sulla flessibilità e adattabilità della soluzione, presupposti con cui sono partiti gli sviluppi, viene rafforzato dalle testimonianze delle aziende che utilizzano la soluzione. Raffaella Donghi, CFO di Sangalli spiega che l’adozione di TOM consente agli operatori, tramite dispositivi mobili, in modo semplice e intuitivo, di effettuare le operazioni di timbratura geolocalizzata e compilare il rapportino giornaliero con risposte guidate.
Questo ha consentito all’azienda di ridurre drasticamente tempi ed errori nel processo, automatizzando la ricezione dei dati così da semplificare il controllo di gestione: la verifica dei dati è disponibile entro le 7:30 del mattino successivo e i costi sono assegnati alle commesse già entro le 9:00. «L’automatizzazione – spiega Donghi – ha trasformato radicalmente il processo: dalle timbrature ai mezzi, tutto è pianificato e monitorato in tempo reale. Il risultato? Oltre 75.000 euro risparmiati all’anno tra costi di gestione e personale». Focalizzando l’attenzione sulla cooperazione tra reparti e personale in cantiere, Emanuele Mangili, responsabile HR di Sangalli, aggiunge che la digitalizzazione ha migliorato l’efficienza e la comunicazione aziendale e la gestione del personale in cantiere: gli operatori possono inviare richieste di ferie, permessi e segnalazioni direttamente dal proprio dispositivo.
Questo ha automatizzato la gestione delle presenze e facilitato il coordinamento tra logistica, controllo di gestione e ufficio tecnico. Inoltre, sottolinea gli aspetti legati alla sicurezza e sostenibilità: «La timbratura geo-referenziata ha aumentato la sicurezza in cantiere, permettendo di localizzare rapidamente gli operatori in caso di emergenza. La digitalizzazione dei rapportini ha ridotto l’uso di carta, contribuendo agli obiettivi di sostenibilità aziendale»
Anche Christian Poli, responsabile programmazione di Giudici, evidenzia come la soluzione ha dimezzato i tempi dedicati al controllo dei processi, sostenendo che la possibilità di personalizzare TOM ha permesso di adattarlo perfettamente ai processi, dimezzando i tempi di gestione dei rapportini e riducendo del 50% il tempo dedicato alla verifica dei dati senza dover stravolgere il modo di lavorare. Quanto, invece, riportato da Alan Dell’Onze sull’importanza degli aspetti di personalizzazione e integrazione nei processi aziendali del software, trova riscontro nelle parole di Andrea Franzolin, supervisor di commessa presso Ecovie, con il quale sono state personalizzate e ampliate le funzionalità di pianificazione e tracciabilità dei dati e delle richieste dal personale di cantiere: «La pianificazione è diventata più fluida: abbiamo eliminato la figura del pianificatore in sede e ridotto del 25% i tempi di organizzazione di ogni commessa. Il costante dialogo con Tech Gap Italia ci ha permesso di sviluppare funzioni avanzate per il monitoraggio delle attività sul cantiere, con un controllo in tempo reale che ha potenziato operatività e compliance».
MANUTENZIONE STRADALE E VISIONE FUTURA
Ogni infrastruttura richiede manutenzione continua e anche TOM viene costantemente aggiornato per garantire affidabilità, sicurezza e adattabilità ai cambiamenti del settore. Oggi TOM è uno strumento maturo, solido e integrabile: utilizzando le parole di Mirco Sozzi, amministratore delegato di Tech Gap Italia «TOM è una piattaforma realmente utile per le aziende che gestiscono squadre e personale sul territorio.
La nostra sfida nei prossimi anni è ampliare l’orizzonte oltre il settore edile e infrastrutturale, portando TOM anche in altri contesti operativi dove servono soluzioni agili per il lavoro sul campo». E conclude: «Il dialogo con le imprese resta la chiave per costruire insieme l’innovazione di domani».
Funzionalità chiave di TOM – Team & Organization Management
TOM, fornisce un set completo di strumenti per ottimizzare la gestione operativa tra back office e personale sul campo.
Tra le funzionalità più apprezzate:
• pianificazione giornaliera e di medio-lungo periodo, per una visione chiara e condivisa dell’organizzazione delle commesse e delle squadre;
• automazione della gestione delle risorse, per liberare tempo e concentrare gli sforzi su attività a più alto valore aggiunto;
• timbratura geo-referenziata, per garantire sicurezza, tracciabilità e verifiche puntuali delle presenze in cantiere;
• tracciabilità del sottoprodotto, per garantire il rispetto delle normative ambientali e il controllo sui materiali in uscita;
• integrazione con i sistemi aziendali, per un flusso operativo fluido, senza duplicazioni né interruzioni tra uffici e cantieri.
