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Come gestire gli appalti pubblici senza rischi, dall’Europa arriva la guida

Come pianificare, scrivere, aggiudicare e dare esecuzione ai bandi senza timore di intoppi. È questo il senso della guida pratica sugli appalti relativi a progetti finanziati dai fondi strutturali e dai fondi di investimento europei, appena pubblicata dalla Commissione Ue, in raccordo con la Banca europea per gli investimenti. Il dossier, lungo un centinaio di pagine, spiega passo dopo passo ai tecnici degli uffici gare come devono comportarsi, utilizzando anche strumenti concreti come casi pratici, risposte ai dubbi più frequenti, elementi critici da tenere sotto particolare osservazione.

Il documento, si spiega nelle premesse, «fornisce istruzioni su come evitare gli errori spesso riscontrati negli appalti pubblici relativi a progetti cofinanziati dai Fondi strutturali e d’investimento europei. L’obiettivo è quello di agevolare l’attuazione dei programmi operativi e incoraggiare l’adozione di buone prassi». Anziché guardare alle norme, si cerca di «fornire raccomandazioni generali e illustrare le migliori prassi».

Il cuore del dossier della Commissione è il capitolo nel quale vengono elencati dieci passaggi da considerare in fase di preparazione dei bandi. Il primo è scegliere la procedura di aggiudicazione più corretta per la tipologia di contratto da sottoscrivere. La notifica dell’avvio della procedura andrà pubblicata all’interno della Gazzetta ufficiale dei bandi europei, per verificare il potenziale interesse nei vari paesi membri. Poi, bisogna seguire i tempi dettati dalle direttive e dalle regole nazionali. Sul fronte delle procedure, bisogna puntare al massimo della trasparenza, facendo firmare a tutti i partecipanti una dichiarazione in cui si escludono potenziali conflitti di interessi con la stazione appaltante. Al momento dell’aggiudicazione, questa andrà adeguatamente pubblicizzata. E, in fase di esecuzione, gli eventuali lavori extra andranno mandati in gara se non sono giustificati da circostanze impreviste.

Poi, per ognuno di questi momenti vengono fornite indicazioni pratiche agli uffici gare. Ad esempio, sui rapporti con gli offerenti si precisa: «Si raccomanda che la comunicazione con un offerente prima della ricezione delle offerte avvenga solo per iscritto, inviando le medesime informazioni a tutti gli offerenti. Le risposte a qualsiasi domanda formulata da un offerente devono essere rese anonime e diffuse a tutti gli offerenti indicando chiaramente i limiti in termini di tempo (per la presentazione dei quesiti e le relative risposte)».

Sulla valutazione delle offerte, si consiglia di non modificare mai i criteri di aggiudicazione o il metodo di valutazione nel corso della procedura di appalto. Inoltre, sull’offerta economicamente più vantaggiosa si spiega che «impostare criteri Oepv per un appalto complesso richiede competenze tecniche considerevoli e le amministrazioni potrebbero aver bisogno di avvalersi di una consulenza da parte di esperti esterni. I consulenti tecnici possono essere inoltre utilizzati come membri senza diritto di voto delle commissioni di valutazione; è tuttavia importante che non sussistano conflitti di interesse rispetto a potenziali offerenti».

Al momento dell’aggiudicazione della gara, «l’amministrazione deve conservare ed archiviare tutta la documentazione relativa alla fase di valutazione delle offerte, incluse tutte le offerte pervenute e la relazione della commissione di valutazione». Mentre, in fase di esecuzione, bisogna ricordare che «le modifiche agli appalti e il ricorso alla procedura negoziata per lavori complementari con un appaltatore già esistente senza pubblicazione di un bando di gara per tali lavori e servizi complementari costituiscono uno degli errori più comuni e gravi».

Completa il quadro della guida uno strumentario, che offre una serie di schemi da utilizzare per organizzare in maniera più efficiente le diverse fasi della gara. Contiene, ad esempio, una lista di controllo di elementi da verificare, per essere sicuri di non avere commesso errori. Ma anche elementi più specifici, come un questionario di preselezione standard per elaborare un elenco ristretto di candidati nell’ambito delle procedure ristrette, negoziate o di dialogo competitivo o per ottenere informazioni sulla capacità dell’offerente in una procedura aperta.