La redazione, la presentazione, il tipo di linguaggio usato nelle istruzioni sono liberi. Questa libertà non è assoluta: il contenuto delle informazioni deve essere facilmente comprensibile dal lettore, il quale frequentemente non ha la medesima formazione del Redattore delle istruzioni e non deve essere incompleto. L’obiettiva difficoltà di comprensione delle informazioni deve essere considerata un difetto delle stesse, che si traduce in una responsabilità del Fabbricante nei confronti del Cliente sulle conseguenze che può avere durante l’uso della macchina. Naturalmente, l’esposizione logica degli argomenti e la grafica possono contribuire in modo notevole alla fruibilità delle istruzioni da parte degli operatori.
Le istruzioni delle macchine professionali sono frequentemente carenti dal punto di vista del contenuto previsto dalla Legge, utilizzano un linguaggio che abusa termini tecnici che non sempre fanno parte del patrimonio di conoscenza di tutti, non sono redatte secondo schemi, non seguono una esposizione logica chiara, rendendo più complessa la ricerca delle informazioni da parte dell’utilizzatore, trascurano il contributo di comunicazione che può derivare da una buona grafica, e spesso confondono le responsabilità del Fabbricante con quelle dell’utilizzatore, rendendo poco distinguibili le une rispetto alle altre.
A questo risultato contribuiscono le richieste d’integrazione del contenuto delle istruzioni, volte a limitare le proprie responsabilità sull’uso della macchina, spesso avanzate dal Cliente, che non contribuiscono al miglioramento del contenuto delle istruzioni. Purtroppo è difficile trovare una buona redazione delle istruzioni di uso e manutenzione di una macchina. E infine il difetto più grave: il Fabbricante difficilmente riesce a leggere le istruzioni che ha redatto in chiave critica e a considerare il punto di vista di chi, con quelle istruzioni, deve fare funzionare la macchina.
È difficile che il Fabbricante si chieda cosa può fare per rendere più comprensibili le istruzioni, in funzione e in conseguenza delle domande che riceve dal Cliente. L’attività che precede la conclusione della vendita e quindi l’installazione di macchine complesse, costituita da indagini volte a comprendere le esigenze del Cliente, a verifiche sul luogo d’installazione, alla condivisione di parti progettuali della macchina, alla preparazione del Personale addetto al funzionamento della macchina, non sempre trova il proprio opportuno collocamento all’interno delle istruzioni, nonostante sia riferibile alle prescrizioni del citato punto 1.7.